Dokumen Ekspor

Dokumen ekspor. Manufaktur, supplier, atau perusahaan yang selanjutnya akan mengirimkan pesanan ke luar negeri disebut eksportir karena pihak-pihak tersebut sedang melakukan kegiatan ekspor.

Dalam kegiatan ekspor yang notabene memiliki risiko lebih besar daripada kegiatan perdagangan yang lainnya, maka dari itu eksportir harus menyiasatinya dengan berbagai cara.

Salah satu cara yang dapat digunakan sebagai jaminan dan dokumen masuk sebuah negara ialah dengan melengkapi dokumen-dokumen ekspor.

Kelompok Dokumen Ekspor

Dokumen-dokumen dalam ekspor dapat dibedakan ke dalam kelompok  dokumen induk dan dokumen penunjang. Dokumen-dokumen tersebut dijabarkan sebagai berikut:

a. Dokumen induk 

Ialah dokumen inti yang dikeluarkan oleh Badan Pelaksana Utama Perdagangan internasional, yang memiliki fungsi sebagai alat pembuktian pelaksanaan suatu transaksi. Dokumen ini terdiri atas

1. Bill Of Lading (B/L)

Surat tanda terima barang yang telah dimuat di dalam kapal laut yang juga merupakan tanda bukti kepemilikan barang dan juga sebagai bukti adanya kontrak atau perjanjian pengangkutan barang melalui laut.

2. Faktur (Invoice)

Adalah suatu dokumen yang penting dalam perdagangan ekspor. Data-data dalam invoice akan dapat diketahui berapa jumlah wesel yang akan dapat ditarik, jumlah penutupan asuransi, dan penyelesaian segala macam bea masuk.

Faktur (invoice) dapat dibedakan ke dalam 3 (tiga) jenis yaitu:

  • Proforma Invoice

Menyatakan syarat-syarat jual beli dan bersangkutan menyetujui pesanan tersebut maka akan ada kontrak antara pembeli dengan penjual sesuai dengan yang ditetapkan dalam Proforma Invoice.

Jika importir berdomisili di negara yang memiliki kurs yang berbeda secara internasional, atau bukan dollar, maka importir perlu meminta invoice dengan jenis proforma kepada eksportir agar pemerintah dapat memberikan izin pembayaran.

Setelah importir menerima invoice, importir perlu mengajukan invoice tersebut kepada bank untuk mendapat izin pembayaran dengan menukar kurensi menjadi dollar.

  • Commercial Invoice

Commercial invoice merupakan dokumen nota atau faktur penjualan barang ekspor impor yang diterbitkan oleh eksportir (penjual atau pengirim barang).

Secara kasar, commercial invoice adalah surat permintaan pembayaran kepada importir (pembeli) sesaat setelah eksportir selesai memproduksi barang pesanan importir.

Commercial Invoice dari eksportir ditujukan kepada importir yang nama dan alamatnya sesuai dengan yang tercantum dalam Letter of Credit (L/C) dan ditandatangani oleh pihak yang berhak menandatangani.

Formulir invoice yang asli diberikan kepada bank sebagai bukti pembayaran untuk diteruskan kepada importir.

  • Consular Invoice

Invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi, yakni kedutaan (konsulat).

Consular invoice terkadang ditandatangani oleh konsul perdagangan negeri pembeli, dibuat oleh eksportir dan ditandatangani oleh konsul negara pembeli, atau dibuat dan ditandatangani negara sahabat dari negara pembeli.

3. Dokumen (Polis) Asuransi

Surat bukti pertanggungan yang dikeluarkan perusahaan asuransi atas permintaan eksportir maupun importir untuk menjamin keselamatan atas barang yang dikirim.

Dokumen asuransi ini penting karena dapat membuktikan bahwa barang-barang yang disebut telah diasuransi.

Jenis-jenis risiko yang ditutup juga disebutkan dalam dokumen ini.

Dokumen ini menyatakan pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.

Setiap asuransi wajib dibayar dengan valuta yang sama dengan yang tercantum pada Letter of Credit (L/C), kecuali syarat-syarat L/C menyatakan lain.

4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

Adalah Dokumen pabean yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor barang.

PEB dibuat oleh eksportir atau kuasanya dengan menggunakan software EDI secara online.

Barang yang akan diekspor wajib diberitahukan ke Kantor Bea dan Cukai dengan menggunakan PEB ini.

PEB diajukan untuk memperoleh respon Nota Persetujuan Ekspor (NPE) dari pihak pabean. Barulah kemudian NPE digunakan sebagai surat jalan untuk memasukkan barang ekspor ke kawasan pabean atau kawasan dalam pengawasan bea cukai yang dipersiapkan untuk ekspor.

b. Dokumen Penunjang

Dokumen yang dikeluarkan untuk memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen induk, terutama faktur (invoice).

Dokumen ini terdiri atas:

1. Packing List

Packing List ialah dokumen packing atau pengemasan yang menunjukkan jumlah, jenis, serta berat dari barang ekspor impor, sekaligus merupakan penjelasan dari uraian barang yang disebut di dalam commercial invoice.

Jika nama barang yang diekspor atau diimpor lebih dari 1 (satu), nama barang umumnya diuraikan atau di-Break Down berdasarkan nomor HS (Harmonized System Codes).

Packing List dibuat oleh perusahaan yang melakukan pengemasan secara langsung dari barang-barang tersebut.

Fungsi packing list ini ialah untuk memudahkan dalam mengetahui isi barang dalam peti apabila sewaktu-waktu ada pemeriksaan.

Dengan adanya packing list, maka akan lebih mudah dalam meneliti isi tiap peti atau koli.

Koli merupakan istilah untuk menyebut suatu kesatuan bungkusan yang biasa digunakan dalam pengemasan, semisal peti, bal, pak atau lain sebagainya.

2. Surat Keterangan Asal (Certificate Of Origin)

Sebuah sertifikat yang menjelaskan bahwa barang tersebut benar-benar hasil produksi dari negara penandatangan sertifikat tersebut, sehingga secara tidak langsung sertifikat itu merupakan suatu jaminan atas kualitas barang.

Surat Keterangan Asal ada dua jenisnya, antara lain SKA Preferensi dan SKA Non Preferensi.

3. Surat Keterangan Pemeriksaan (Certificate Of Inspection)

Surat keterangan berisi tentang keadaan barang yang dimuat. Pemeriksaan dilakukan oleh independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia perdagangan internasional.

Surat ini berfungsi sebagai jaminan atas mutu dan jumlah barang, ukuran dan berat barang, keadaan barang, pengepakan barang, banyak isi pengepakan.

4. Sertifikat Mutu  (Certificate Of Quality )

Keterangan yang dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang-barang di laboratorium perusahaan atau badan penelitian independen yang menyangkut mutu barang yang diperdagangkan.

Sertifikat ini wajib dimiliki oleh setiap eksportir untuk keperluan perdagangan apabila diminta oleh pembeli.

5. Sertifikat Mutu Dari Produsen (Manufacture’s Quality Certificate)

Dokumen ini lazimnya dibuat oleh produsen atau pabrik pembuat barang yang diekspor atau supplier yang menguraikan tentang mutu dari barang-barang, termasuk penjelasan tentang baru atau tidaknya barang dan apakah memenuhi standar barang yang ditetapkan.

6. Keterangan Timbangan  (Weight Note)

Catatan yang berisi perincian berat dari tiap-tiap kemasan barang seperti yang tercantum dalam commercial invoice. Keterangan berat dari barang-barang yang dikapalkan atas dasar suatu L/C haruslah sama dengan yang tercantum pada dokumen-dokumen pengapalan.

Dokumen ini disamping untuk mengetahui berat barang, juga diperlukan untuk mempersiapkan alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan barang.

7. Daftar Ukuran (Measurement List)

Daftar yang berisi ukuran dan takaran dari tiap-tiap kemasan seperti panjang, tebal, garis tengah serta volume barang.

Ukuran dalam dokumen ini haruslah sama dengan syarat-syarat yang tercantum dalam L/C.

Volume pengepakan setiap barang tersebut diperlukan untuk menghitung biaya angkut atau untuk keperluan persiapan barang.

Menigingat pentingnya jenis dokumen – dokumen yang telah dijelaskan diatas yaitu dokumen induk dan dokumen penunjang, dalam kegiatan ekspor, eksportir hendaknya mempersiapkan dan menyertakan dokumen-dokumen tersebut secara serius.

Utamanya dokumen induk sebagai dokumen ekspor karena dokumen tersebut sebagai rujukan penentuan bea masuk, jaminan barang bagi importir, dan jaminan pelunasan bagi eksportir.

Sekian, semoga bermanfaat 🙂

Berlangganan dan Download E-Book Bagus

* indicates required

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *